Temos a percepção mais clara da eficácia de um sistema de gestão na execução de sua
estratégia de forma mais consistente e confiável do que a
concorrência, até porque só o fato de adotarmos um sistema de gestão significa que acreditamos que ele serve para ajudar a organizarção. Dada a sua importância seria de se esperar que organizações típicas
tenham uma boa compreensão de como seu sistema de gestão funciona, ou pelo
menos os sistemas de gestão em geral. Infelizmente, esse não é o
caso. Enquanto há certamente exceções, a maioria dos gerentes caem em
uma das duas categorias. O primeiro grupo tem uma ideia muito vaga do que
um sistema de gestão. O segundo grupo pensa que sabe, mas a sua ideia é
formada a partir da familiaridade com sistemas como ISO, OHSAS ou sistemas
similares, e, assim, a sua ideia é sinônimo de burocracia ou
conformidade. Muito poucos gerentes compreendem suficientemente bem o seu sistema de gestão para realmente utilizá-lo de uma forma significativa para que ele se torna uma das suas vantagens competitivas mais bem
guardadas.
Então, o que é um sistema de gestão? Simplificando, um sistema de
gestão é um conjunto dos processos que uma organização utiliza para gerir as suas
pessoas, processos de negócios e ativos a fim de alcançar um determinado
resultado. Esta definição remete-nos para a primeira verdade fundamental.
Verdade Fundamental # 1: Cada empresa tem um sistema de gestão.
Sim, até mesmo a sua. Por esta definição, cada empresa tem um sistema de gestão. Pode ser
muito informal, limitado e em constante mutação, mas todas elas têm um sistema
de gestão. Pense nisso. A sua empresa tem um objetivo? Será que
ela tem algum nível de consenso em torno de quem está no comando? Será que
ela tem alguma maneira de decidir o que precisa ser feito a fim de alcançar a
meta e quem é responsável por fazê-lo?
O problema que a maioria das organizações enfrenta não é a falta de um sistema de gestão, mas que elas têm muitos sistemas de gestão. Todos na organização
podem pensar que eles entendem o objetivo, mas eles estão trabalhando para um
objetivo comum? São objetivos alinhados ou conflitantes? Pode
haver uma sensação de consenso em torno de quem está no comando, este qual nível de clareza presente em qualquer outro
lugar? Você sempre vê a duplicação de trabalho, porque dois grupos acreditam que possuem um determinado processo? Do lado de dentro, esses
problemas parecem ser problemas comuns encontrados dentro de qualquer
quadrinhos Dilbert, e muitas vezes há uma causa comum:
Verdade Fundamental # 2: Mais não é melhor quando se trata de sistemas
de gestão
Uma vez que os gestores compreendem o que é um sistema de gestão e, por
conseguinte, que a sua organização tem pelo menos um lado, é fácil de ver os
inconvenientes. Quando as empresas têm múltiplos sistemas de gestão, quer
sejam muito informal, ou altamente formalizado como um Sistema de Gestão de
Segurança, um Sistema de Gestão Ambiental, ou um Sistema de Gestão da
Qualidade, os resultados são os mesmos.
Os sintomas mais comuns de ter múltiplos sistemas de gestão são:
- Duplicação comum de papéis e responsabilidades;
- Prestação de contas não está clara para os objetivos, metas ou questões ainda sendo resolvidas;
- Ambiente altamente "político";
- A sensação de que todo mundo está ocupado, mas, não muito realmente está sendo realizado;
- Dificuldade em executar de forma consistente a estratégia.
Uma vez que estes sintomas são reconhecidos como sendo enraizada em
sistemas de gestão de sobreposição ou excessivamente informal, os líderes mais
graduados começam a explorar opções para a adoção de um sistema de gestão mais
formal de que o seu próprio. Isso nos leva à terceira e última verdade para
entender sobre sistemas de gestão:
Verdade Fundamental # 3: Nem todos os sistemas de gestão são criados
iguais
Os gerentes devem resistir à tentação de olhar para o sistema da outra
empresa e buscar adotá-lo como seu. Isto pode parecer como um atalho
para a execução, mas em última análise, prejudica o sistema de gestão por três
razões:
1.
A adoção de sistema de gestão de outra pessoa mina
a propriedade definitiva. Um componente fundamental para o sucesso de
uma SG é a propriedade. Como com qualquer coisa, a propriedade é mais
duradouro quando você cria-o do que quando você compra da
prateleira. Pode parecer como um atalho, mas SG's devem ser refinados e
melhorados continuamente como a empresa e sua mudança de ambiente. Quando a
propriedade é fraca, torna-se muito fácil abandonar o sistema em vez de
enfrentar o desafio de melhorá-lo.
2.
A adoção de outros sistemas de gestão incentiva a
tratá-la como um projeto. Muito frequentemente, a criação de uma SG é
tratado como um projeto: líderes compreender o valor, aprovar um orçamento, e
esperam que a gestão do meio encontre o melhor sistema de gestão e
implemente-o como se fosse um pedaço de software. Não só mina a
posse definitiva, como também retrata o desafio como um evento único, em vez de
uma nova realidade.
3.
Um sistema bem sucedido para outra pessoa pode
falhar em um ambiente diferente. Isto é verdade para muitas
razões, mas a um nível elevado, cada empresa tem uma diferente tolerância ao
risco, a cultura, a equipe de liderança, recursos, urgência e as expectativas
para o seu sistema de gestão. O sistema de gestão deve estar alinhado a
todas estas características, a fim de vir a ser bem sucedido na condução melhor
desempenho.
Fonte: Wilson&Perumal.
Fonte: Wilson&Perumal.
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